Come essere produttivi lavorando da casa (10 lezioni di smartworking che ho imparato a mie spese)

Devo premettere che non mi piace dare consigli. Anzi, lo detesto: sostanzialmente perché non credo - in nessun campo - di essere migliore di qualcuno.

É anche vero, però, che faccio smartworking da oltre sette anni. Non solo, ma lavoro per un’azienda che organizza, tra gli altri, corsi di produttività e concentrazione. 

Quindi, se vi trovate nella situazione di dover lavorare da casa per la prima volta e non ci siete abituati, forse (e dico forse) in qualche modo vi posso aiutare. 

Senza pretensioni e con tutta l’umiltà del mondo, qui ci sono 10 “lezioni” che ho dovuto imparare a mie spese. Spero possano tornarvi utili per completare i vostri task nel migliore dei modi durante la quarantena… vale a dire, senza perdere il tempo e possibilmente senza impazzire.

1. STABILITE UN ORARIO E RISPETTATELO

In assoluto la Regola d’Oro di ogni smart worker, nonché l’UNICA COSA che vi eviterà di ridurvi a lavorare 24 ore al giorno, o di ritrovarvi a rispondere ai clienti a mezzanotte passata. Il che, come avrete sicuramente già intuito, è l’anticamera del burn out. 

Davvero: se vi volete almeno un po’ bene, definite il vostro orario di lavoro e comunicatelo ai vostri superiori. Può essere lo stesso orario che avevate in ufficio, o potete confezionarvelo su misura. Come vi pare, ma fissatelo. 

Un buon modo per comunicarlo all’azienda é usare frasi tipo “cosí sapete quando contattarmi” o “cosí siete sempre informati su quando sono sui vari task”: dimostrerete buona volontà e passerete per quello professionale che vuol dare una mano, anziché per quello che “non c’ha voglia di far niente”. 

Una volta definito e comunicato l’orario, é di fondamentale importanza rispettarlo. E questa é la parte più difficile, perché dovrete fare appello a tutta la vostra autodisciplina. Quando siete a metà di un lavoro é naturale volerlo completare. Ma, a meno che non vi manchi proprio pochissimo o dobbiate consegnarlo in giornata, é importante che vi forziate a chiudere tutto quando scatta l’ora X. 

Per aiutarvi potete fissarvi un appuntamento immediatamente dopo (nel mio caso erano le lezioni di flamenco), ma anche impostarvi semplicemente un timer sul cellulare.

Se il vostro capo o un collega vi scrive o vi contatta DOPO l’orario di lavoro che gli avete fornito, non rispondete. Sempre che non siano questioni di vitale importanza, s’intende. 

Altrimenti, ricordate che avete dato una fascia oraria di disponibilità molto ampia e avete tutto il diritto di non essere reperibili al di fuori di essa. Se rispondete anche solo una o due volte dopo l’orario di lavoro, il rischio é che i vostri responsabili capiscano che siete sempre disponibili e pronti a scattare al minimo richiamo… e dicevamo che il nostro obiettivo era precisamente quello di NON lavorare 24 ore al giorno, giusto?

2. METTETEVI IN TIRO

Quando pensano allo smartworking, quasi tutti fantasticano sull’idea di poter lavorare in pigiama. Lo facevo anch’io, e non nego che a molti riesca bene. Nel mio caso, però, non ha funzionato. 

All’inizio é fighissimo, sí. Ti dà un senso di libertà assoluta e comfort. Dopo qualche settimana, tuttavia, inizi a sentirti una specie di barbona. 

Ti rendi conto che ti stai trascurando. Quando incroci il tuo sguardo in uno specchio ti vedi brutta, spettinata, con la pelle bianchissima e le occhiaie. In qualche anfratto del subcosciente, ti rendi conto che non sei più una donna, ma una macchina da lavoro. Questo influisce pesantemente sul tuo umore che, come vi spiegherò più avanti, é un fattore determinante per la motivazione e la produttività. 

Il mio consiglio, quindi, é quello di lavarvi (e ci mancherebbe pure altro, dai), truccarvi e vestirvi ogni mattina come se doveste andare in ufficio. Scarpe e reggiseno inclusi.

3. CREATE UNA TO-DO LIST

Creare una lista dei compiti da svolgere di giorno in giorno ha almeno tre vantaggi: 

1) Garantisce che non vi state dimenticando nulla (il che, a sua volta, vi protegge dal trovarvi all'improvviso del lavoro superiperurgente da fare correndo contro il tempo); 

2) Vi aiuta a mettere i task in ordine di priorità per avere sempre ben chiaro da quale cominciare 

3) Migliora la vostra autostima: quello di cancellare i compiti svolti non é, infatti, soltanto un gesto estremamente liberatorio, ma vi dará anche un’idea tangibile dei progressi fatti, facendovi sentire fieri di voi. 

Ci sono tantissime piattaforme che vi consentono di creare gratuitamente la vostra To-Do List online. La mia preferita é Trello: facilissima da usare, permette, tra tante altre funzioni, di archiviare i task completati, di assegnare task ai colleghi, di aggiungere commenti ed allegati ad ogni attività e di creare varie liste con lo stesso account. 

4. INIZIATE CON IL TASK PIÚ IMPORTANTE (O CON IL PIÚ DIFFICILE)  

I primi 90 minuti della giornata lavorativa sono quelli in cui siamo solitamente più produttivi. Anche per questo é importante mettere i vostri compiti giornalieri in ordine di priorità. 

Se lavorate per obiettivi (come spesso accade con lo smartworking) cominciare dal compito che più vi farà avanzare verso l’obiettivo finale vi farà sentire molto più soddisfatti e meno stressati a metà giornata, e affronterete i rimanenti task con molta più energia. 

Nel caso (poco probabile) in cui tutti i vostri compiti abbiano lo stesso livello di priorità, o non riusciate a determinare qual é il più importante, il mio consiglio é di cominciare con quello che più vi pesa fare: se vi ci metterete nei primi 90 minuti della giornata lo finirete molto prima che se lo lascerete per ultimo, e vi toglierete di dosso una buona quantità di stress. 

Un’altra buona idea é quella di riservarvi le attività meno impegnative per il periodo immediatamente successivo alla pausa pranzo: la digestione ci rende piú lenti e piú abbioccati, si sa.

5. CHIUDETE LE FINESTRE (SUL BROWSER)

Questo é un consiglio che mi diede una mia datrice di lavoro, a cui non smetterò mai di essere grata. Avere duemila schede o finestre aperte sul browser trasmette un senso di stress e di lavoro incompiuto, oltre a rendervi più difficile recuperare il sito o il documento che cercate. 

Molto meglio, perciò, abituarsi a chiudere la scheda (o la finestra, o il documento) nel momento in cui avete finito di usarla. Ci guadagnerete in tempo, in tranquillità, e a livello subcosciente starete dicendo al vostro cervello di archiviare come conclusa quella determinata attività.

(Non so se lo sapete, ma il nostro cervello non é progettato per il multitasking. Uno studio della California University ha dimostrato che quando passiamo da un’attività all’altra ci vogliono esattamente 23 minuti e 13 secondi per ritornare a concentrarci sull’attività precedente. Vale a dire che ogni volta che aprite un’altra scheda e poi tornate sulla scheda aperta in precedenza avrete perso almeno 23 minuti e 13 secondi di tempo)

6. “SPREMETE” IL POMODORO

Probabilmente avrete già sentito parlare della tecnica del Pomodoro, in assoluto la tecnica di produttività piú famosa al mondo (peraltro é stata inventata da un italiano, Francesco Cirillo). 

Questa strategia si basa sul concetto, dimostrato, per cui il nostro cervello non riesce a rimanere concentrato su un’unica attività per periodi lunghi di tempo: l’idea é quindi quella di alternare periodi corti ma intensi di produttività con brevi pause. 

In concreto, la tecnica del Pomodoro suggerisce di fare una pausa di 5 minuti dopo ogni periodo di 25 minuti di lavoro continuativo, e una pausa più lunga (15 minuti) dopo un’ora e mezza di lavoro. 

Devo ammettere che io, per mia natura, non sono una che fa pause. Nei momenti in cui sono meno concentrata, o meno ispirata, il Pomodoro, però, mi aiuta sempre. 

Naturalmente potete adeguarlo alle vostre necessità, che é poi quello che faccio io: In 25 minuti difficilmente riesco a finire di scrivere un copy, o di redigere un articolo. Perciò preferisco lavorare per obiettivi: 

Faccio una stima del tempo che penso mi ci vorrà per completare un determinato compito (o del tempo che vorrei metterci) e mi metto il timer sul telefono. 

Allontano il telefono, e lo posiziono in un posto in cui, per raggiungerlo, devo alzarmi per forza (cosí, essendo pigra, so che non mi distrarrò per guardare le notifiche di whatsapp man mano che arrivano). 

Solo a quel punto, mi metto a lavorare. Sapendo che ho un tempo da rispettare per completare il compito, mi dò da fare e lo completo molto più velocemente.

7. PREMIATEVI 

Un modo per rendere ancora più efficace la tecnica del Pomodoro (e per concentrarvi su quello che dovete fare, anche quando proprio non vi va) é stabilire delle ricompense che darete a voi stessi nella prossima pausa. 

Prima di iniziare il vostro compito, pensate a cosa vi piacerebbe fare nei 5 minuti di pausa che vi prenderete quando l’avrete completato. Mangiare un pezzo di cioccolata? Ascoltare la nuova canzone del vostro gruppo preferito? Guardare un video che vi siete salvati su YouTube? Messaggiare con il vostro ragazzo? 

Può essere qualsiasi cosa, purché sappiate che vi renderà felice. 

Il nostro cervello funziona per stimoli. Sapendo che vi attende qualcosa di bello dopo il noiosissimo lavoro che vi tocca fare vi aiuterà a darvi da fare per completarlo in fretta.

8. MUOVETEVI 

Quando le idee proprio non arrivano, gli esperti consigliano di fare una passeggiata all’aria aperta, perché aiuta a ossigenare il cervello. Naturalmente in questi giorni non lo potete fare, ma vi propongo un’alternativa che - almeno con me - funziona ancora meglio: 

Mettete sù una canzone ritmata, alzate il volume e iniziate a ballare. 

Magari all’inizio vi sentirete un po’ scemi a ballare come pazzi per casa, ma giuro che fa bene… e non lo dico solo io! 

La scienza ha dimostrato che il ballo ha numerosi benefici, tra cui migliorare la memoria, l’agilità mentale e la concentrazione.

9. COSTRUITE LA FELICITÁ 

É stato provato che siamo molto piú produttivi quando siamo di buon umore. 

Il problema é: come accidenti si può essere di buonumore durante una pandemia, o quando devi fare un lavoro che non ti piace? 

Esistono dei trucchetti per riuscirci. Il primo é, ancora una volta, la musica: ascoltare canzoni con un ritmo incalzante e un testo positivo ci fa stare bene, e sblocca il nostro potenziale creativo.

Il secondo trucco consiste nel chiudere gli occhi e rivivere, con il maggior numero di dettagli possibile, una situazione in cui siete stati realmente e pienamente felici. Ricreate quella situazione nella testa per alcuni minuti. Pensate a come eravate vestiti, a cosa c’era attorno a voi, a che tempo faceva. Ricostruendo il momento nella vostra testa, ricostruirete anche il modo in cui vi sentivate, e nel momento in cui aprirete gli occhi sarete meglio disposti nei confronti del lavoro che vi aspetta. 

(So che sembra una roba molto zen, ma ho provato e funziona).

10. PENSATE AL DOMANI

Come ultimo punto, vi consiglio di dedicare gli ultimi 10-15 minuti della giornata lavorativa a pianificare la seguente: create la to-do List del giorno dopo, mettete i task in ordine di priorità e decidete da subito da quale cominciare. 

Cosí facendo, all'indomani non dovrete perdere tempo a organizzarvi e potete “passare direttamente all’azione”, sfruttando a pieno i vostri 90 minuti di massimo rendimento. 

Ci tengo a specificare che non sono un guru della produttività né niente del genere: di fatto, mi é capitato in più di un’occasione di disattendere queste regole, e so anche che continuerà a capitarmi. 

Non sentitevi male, quindi, se per qualsiasi motivo non riuscite a rispettarle: siamo umani, e come tali imperfetti. Se vi consiglio di provarci é, però, perché negli ultimi 7 anni ho potuto constatarne l’efficacia più e più volte in prima persona. 

Spero solo che la mia esperienza possa esservi d’aiuto.